“好，謝謝蘇博士配合。”木清晴微笑。
下午兩點半，大部分檔案己分類完畢。
木清晴召集了一個簡短的流程梳理會——只有她、林晚晴、趙磊三人參加。鄧瑾兮外出見客戶，蘇蔓說實驗走不開。
“今天整理檔案，我們發現了幾個問題。”木清晴開門見山，“核心問題是：公司缺乏基本的檔案管理和流程規範。”
她在白板上寫下幾個要點：
“第一，合同管理混亂——有合同無履約，有解除無記錄，有變更無確認。”
“第二，財務管理粗放——發票無明細，付款無依據，記錄不完整。”
“第三，檔案管理缺失——檔案隨意堆放，無分類無編號，查詢困難。”
趙磊聽得首撓頭：“清晴姐，您說的這些都對。但咱們小公司，哪有精力搞那麼細？”
“不是搞‘細’，是搞‘對’。”木清晴說，“最基本的——一份合同簽了，要知道它約定了什麼，什麼時候該付款，什麼時候該收貨。這個要求不過分吧？”
“不過分。”趙磊承認。
“一張發票來了，要知道它是買什麼的，買的對不對，該不該付。這個要求不過分吧？”
“不過分。”
“一份檔案需要的時候，能快速找到。這個要求也不過分吧？”
趙磊笑了：“清晴姐，您這麼一說，我都覺得咱們以前太不像話了。”
“不是不像話，是沒經驗。”木清晴語氣溫和，“所以從今天開始，我們建立最簡單的規則。”
她轉向林晚晴：“晚晴，你負責執行第一項規則——所有檔案必須編號歸檔。”
林晚晴認真記錄。
“編號規則很簡單：年份+類別+順序號。比如2015年的第一份採購合同，編號就是2015-CG-001。2015年的第一張發票，編號就是2015-FP-001。”
她在白板上寫下示例：“每個檔案歸檔時，要填寫《檔案歸檔登記表》，寫明檔名稱、編號、歸檔日期、歸檔人。這個表我會設計好模板。”
趙磊問：“那以前的檔案呢？”
“以前的檔案，我們今天整理出來的，全部補編號、補登記。”木清晴說，“工作量不小，但必須做。否則新檔案規範了，舊檔案還是一團亂，等於沒做。”
林晚晴點頭：“我能做。就是……可能需要時間。”
“給你兩週時間。”木清晴說，“每天下班前抽一小時，我幫你一起。”
下午西點，鄧瑾兮回來了。
她看到辦公室中央整理得整整齊齊的檔案堆，以及白板上清晰的分類標識，驚訝得說不出話來。
“這都是……今天整理的？”
“是的。”木清晴遞給她一份問題清單，“瑾兮，這是今天發現的主要問題。有些問題需要你決策。”
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