待眾人紛紛落座後，柳江河清了清嗓子，率先開口道：“咱們早上先開個碰頭會，你們說說志願服務活動的籌備進展怎麼樣啦？還有哪些棘手的問題或者事項是需要我或者徐書記去協調處理的呢？你們誰先說呀？”
吳莉看了看身旁的雷浩與何鋒，才不緊不慢地發言道：“那好吧，既然如此，就由我先來給大家彙報一下具體的情況吧！要是我哪裡說得不夠全面或是有所遺漏，還請雷浩和何鋒兩位同志及時給予補充完善哈。”
只見她稍稍停頓了片刻，接著有條不紊地講述起來：“截至目前為止呢，咱們的志願者招募工作基本完成，還有幾個單位報名的人員尚未完成面試，今天我們將會完成面試工作。”
“根據統計資料來看，當前已經成功招募到的志願者208人，如果算上今天即將面試的那些人員，預計能夠招募到的志願者總數大概會在 220 人上下。”
說到這裡，吳莉又喝了口水潤了潤喉嚨，繼續說道：“接下來，依照之前制定好的工作計劃安排，我們打算從本週五正式啟動集中培訓事宜。”
“此次培訓所涵蓋的主要內容將包括對咱們棉城市整體市情的詳細介紹以及相關的公務禮儀知識等等，下一週的週末進行實地訓練”
“我個人建議，把經過層層面試的所有志願者全都納入到本次培訓體系當中來，這樣一來，萬一後續臨時需要增派志願者人手的時候，咱們也能迅速找到合適的人選，從而確保整個志願服務活動得以順利推進。”
“志願者保險我們已經和保險公司聯絡好，在培訓之前就可以生效，有效期持續到活動結束”
“志願者服裝和腰包、帽子的樣品已經寄過來了，我們這兩天就能把所有志願者衣服的尺寸統計完，然後就請公司發貨，物流需要一週左右，預計在下週實戰訓練的時候就能試服裝”
“志願者的崗位安排需要等市旅遊局把金婚老人名單拿出來後我們才能分配，我建議等這周志願者培訓之後，對志願者有一定了解後再來分配”
“市接待辦這邊需要安排的一對一志願者，他們要給我們數量，我們才能給他們安排，另外他們這些接待領導的，服裝需要我們來準備，還是他們來準備，一點需要明確”
“另外，其他部門還有沒有需要志願者，雖然我們已經招募了這麼多志願者，但是要是臨時增加太多，到時候我們真找不到這麼多人，人都好說但是志願者服裝就真的沒有辦法了”
吳莉把籌備工作說了一遍，雷浩和何峰對其中的一些工作進行了補充。
聽完之後柳江河點點頭，“好，從你們的彙報來看，整體的工作還算比較順利，但是我覺得還需要做好幾方面的工作”
“一是志願者選拔方面，你們要結合前期選拔過程中的情況，選出20名形象氣質好、綜合素質好的女志願者，接待辦目前需要大概需要15名，我們要多備幾個，服裝她們統一負責”
“除此之外其他的志願者你們要根據選拔和培訓的情況，也要有個排名，到時候安排崗位的時候，根據排名來安排，一些優秀的志願者，他們可以作為小組長來協助我們管理志願者”
“在這個方面你們要充分信任他們，我看過名單，有很多志願者確實很優秀，工作經歷比我們還豐富，讓他們來負責，沒有問題，你們也要學會放手”
“第二方面，培訓一定要充分，讓他們把基本的禮儀、市情市貌、要去參觀的點位都掌握好，特別要強調一下，他們必須服從命令聽指揮，一定要注意安全，培訓的方案你們晚點給我看一下，培訓的開班儀式如果徐書記不參加，那就我來參加”
“志願者的服裝等物料，儘量早點發貨，這段時間外面還在下雪，說不定遇到意外，我們也好想辦法，不能所有的事情都卡著點來，到時候每名志願者都要帶著一些常用藥品……”
柳江河把自己想到的全都給他們說了一遍，他們也進行了補充，提出了一些很好的建議。
比如雷浩提出在服務的時候為每名志願者準備一些明信片，讓金婚老人給志願服務提建議，或者請他們評價志願者服務方便會後總結。
而何峰則提出要安排負責拍照攝影的志願者全程跟拍，收集志願者服務過程中的精彩瞬間。
對他們的建議柳江河全都採納了，他最後也提出了一個建議，“你們提醒了我，這個活動開始，我們就要考慮活動結束後的總結，活動中的素材要充分收集，活動中服務物件和志願者的意見建議也要收集，按照徐書記的安排，活動結束後要來總結表彰的”
“還有一個問題，一對一志願者和金婚老人，所有志願者要在嘉賓到達攀枝花之前給大家發簡訊，每天晚上都要把第二天的行程發給他們，你們提前把簡訊內容編輯好，到時候按照統一模板來發”
“還有一個事情，你們要制定一個工作分工，活動開始的時候我們團市委的人除了必須留在辦公室的，其他人員都要工作責任，雖然要信任志願者，但是關鍵的環節還是要有我們自己的人”
工作安排完之後，大家就各自開始忙碌起來，活動越來越近，他們的準備也要提速了！
